Przejdź do treści

Jak pilnować rocznic polis i nie tracić okazji do kontaktu z klientem?

Rocznica polisy to jeden z niewielu momentów w roku, kiedy kontakt z klientem ma naturalny powód. Nie trzeba wymyślać pretekstu do rozmowy - wystarczy nie przegapić terminu.

Problem w tym, że przy większej liczbie klientów sam termin łatwo umyka. Poniżej kilka sposobów, jak agenci faktycznie sobie z tym radzą, i gdzie każdy z nich zaczyna zawodzić.

Kalendarz

Wpis w kalendarzu działa, dopóki jest tylko kilka dat do zapamiętania. Problem pojawia się, gdy rocznic jest kilkadziesiąt rocznie - kalendarz zapełnia się innymi spotkaniami i zadaniami, a wpis sprzed trzech tygodni łatwo przewinąć bez zauważenia. Kalendarz też nie łączy daty z historią klienta

Arkusz kalkulacyjny

Arkusz daje pełną kontrolę nad danymi, ale wymaga ręcznego przeglądania. Jeśli nikt nie otworzy go w odpowiednim dniu, rocznica przechodzi bez śladu. Przy kilku arkuszach - jeden dla klientów, drugi dla leadów, trzeci na notatki - łatwo stracić orientację, który jest aktualny.

CRM z przypomnieniami

System, który sam wykrywa zbliżającą się rocznicę i pokazuje ją agentowi, rozwiązuje główny problem poprzednich metod: nie trzeba pamiętać, żeby sprawdzić. Data rocznicy jest częścią profilu klienta, razem z historią kontaktu, więc agent od razu widzi kontekst, a nie tylko samą datę.

Dyscyplina przypomnień, nie tylko narzędzie

Samo narzędzie nie wystarczy, jeśli przypomnienia są ignorowane. To, co faktycznie działa w praktyce:

  1. Przypomnienie z wyprzedzeniem, nie tylko w dniu rocznicy - czas na przygotowanie kontaktu, a nie reagowanie w ostatniej chwili.
  2. Gotowa wiadomość albo krótki plan rozmowy, żeby przygotowanie kontaktu nie zajmowało więcej czasu niż sama rozmowa.
  3. Jedno miejsce na status - czy kontakt już się odbył, czy klient prosił o telefon później.

Workflow przed rocznicą

Praktyczny porządek działań wygląda zwykle tak: agent dostaje przypomnienie z wyprzedzeniem, sprawdza historię klienta i wcześniejsze ustalenia, przygotowuje albo poprawia wiadomość lub temat rozmowy, a następnie kontaktuje się z klientem w wybranym przez siebie momencie - telefonicznie albo przez SMS. Po rozmowie zapisuje notatkę, żeby przy kolejnej rocznicy nie zaczynać od zera.

Dlaczego to się opłaca w relacji, nie tylko w sprzedaży

Kontakt przy rocznicy polisy nie musi kończyć się sprzedażą. Czasem to tylko pytanie, czy ochrona wciąż pasuje do sytuacji klienta. Sam fakt, że agent pamięta i się odzywa, buduje więcej zaufania niż sprzedażowa wiadomość wysłana do przypadkowej bazy. Klienci rzadko zmieniają agenta, z którym mają regularny, sensowny kontakt.

Jak to wygląda w Nexurio

Nexurio przypomina o rocznicy polisy w dniu jej wystąpienia, a dodatkowo pozwala włączyć wcześniejsze przypomnienie - z wyprzedzeniem 7, 14 lub 30 dni - i przygotować wiadomość do klienta, domyślną albo dopasowaną przez AI. Agent zawsze widzi gotową treść przed wysłaniem i wysyła ją samodzielnie - Nexurio nie odnawia polis automatycznie ani nie wysyła niczego bez tego kroku. Więcej na stronie rocznice polis w Nexurio.